BTW: aan welke eisen moet uw factuur voldoen?

Vrijwel elke ondernemer heeft te maken met BTW. BTW is de belasting die u als ondernemer verschuldigd bent over uw omzet. Daar staat tegenover dat u de voorbelasting kunt verrekenen met de verschuldigde BTW. De voorbelasting bestaat uit BTW die u heeft moeten betalen bij de aanschaf van goederen en diensten voor uw bedrijf. Ondernemers, die BTW belaste prestaties en diensten verrichten, innen en dragen de BTW dus eigenlijk af voor de overheid. Om er voor te zorgen dat de belastingdienst de stromen van goederen en diensten kan volgen, bent  u verplicht een administratie bij te houden, waarin u vastlegt hoe en hoeveel BTW u heeft afgedragen. Uiteraard dient u de ontvangen facturen ook in uw administratie vast te leggen. De belastingdienst controleert of u correct heeft gefactureerd. Als u dat niet doet, kan de belastingdienst uw afnemer het aftrekrecht van voorbelasting ontzeggen. Het juist opstellen van een factuur is daarom een must. Hieronder hebben wij voor u een overzicht samengesteld met de vereisten waaraan uw factuur moet voldoen.

Een factuur moet aan de volgende vereisten voldoen:

• datum en factuurnummer (de nummering moet doorlopend zijn)
• uw naam, adres en BTW-identificatienummer
• naam en adres van de klant (in buitenlandse transacties is het BTW-identificatienummer vereist)
• het BTW-identificatienummer is ook vereist als er sprake is van verlegging van BTW (de BTW wordt geheven van de afnemer)
• omschrijving van de prestatie
• datum van de prestatie
• datum waarop een vooruitbetaling is gedaan
• maatstaf van heffing 
• de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of diensten
• bij verschillende leveringen moet u telkens het van toepassing zijnde BTW-tarief vermelden
• de eenheidsprijs exclusief BTW en de eventuele kortingen
• BTW-tarief (0%, 6% of 19%) en BTW-bedrag in euro’s 
• eventueel verwijzingen naar vorige facturen (in het geval van creditnota’s en ontvangen voorschotten) 
• Vermeld op de factuur of er sprake is van vrijstelling, levering van goederen naar een andere lidstaat van de EU, verlegging of levering onder de margeregeling
• bij de levering van een nieuw vervoersmiddel moet op de factuur staan dat het vervoersmiddel nieuw is
• voldoet een fiscaal vertegenwoordiger de BTW, vermeld dan ook zijn naam, adres en BTW-identificatienummer

Nummeren en uitreiken van facturen

Een factuur moet een nummer hebben dat deel uitmaakt van een reeks. Er mogen geen gaten in die reeks voorkomen. Soms maakt u wel een factuur aan, maar reikt u die niet uit of moet u naderhand correcties aanbrengen op uitgereikte facturen. U moet foute facturen dan bewaren en correcties toepassen door de factuur terug te nemen en een nieuwe uit te reiken. De teruggenomen factuur moet u in uw administratie bewaren. Ook kunt u met een creditfactuur eventuele fouten in de eerdere factuur herstellen. In facturen die corrigerend zijn bedoeld, moet u duidelijk verwijzen naar de oorspronkelijke factuur. Gaat het om teveel berekende BTW, dan moet de ondernemer kunnen aantonen dat niet (meer) van het aftrekrecht gebruik gemaakt is. Elk document dat een wijziging aanbrengt in de oorspronkelijke factuur, geldt als een factuur. Zo’n document moet dan ook een  opvolgend nummer hebben en aan de factuureisen voldoen.

Vermelding BTW-identificatienummer

Als ondernemer moet u altijd uw BTW-identificatienummer op uw factuur vermelden. In sommige gevallen kan de afnemer de factuur opmaken. Dit noemt men ‘selfbilling’. Ook kan een derde partij de factuur opmaken, ook wel ‘outsourcing’ of ‘third party billing’ genoemd. Echter, de ondernemer die het product of de dienst levert, blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur. Als de afnemer de factuur opmaakt, moet dit in een vooraf overeengekomen akkoord tussen leverancier en afnemer zijn overeengekomen.

Vermelding BTW-vrijstelling

Het is verplicht ‘enige aanduiding van een vrijstelling’ te vermelden op de factuur. Dat hoeft niet perse het wetsartikel te zijn op grond waarvan de vrijstelling van toepassing is. Voor vrijgestelde prestaties hoeft u in beginsel geen factuur op te maken. Uitzondering hierop is de vrijgestelde levering van roerende zaken door een ondernemer die deze zaken uitsluitend heeft gebruikt voor vrijgestelde prestaties of voor doeleinden waarvoor hij in het verleden geen recht op aftrek had. Als er sprake is van zowel belaste als vrijgestelde prestaties, moet u het factuurbedrag splitsen in een deel waarvoor een vrijstelling geldt en het deel dat is belast. Op de factuur moet u aangeven om welke vrijstelling het gaat.

Vermelding margeregeling

Als de margeregeling voor gebruikte goederen van toepassing is, moet u dit op de factuur vermelden. Het is sowieso verboden BTW te vermelden op een margefactuur. Dit neemt onduidelijkheid over de aard van de factuur weg.

Vermelding toepassing verleggingsregeling

Wanneer de BTW-heffing is verlegd naar de afnemer, moet u dit uitdrukkelijk melden op de factuur. Bijvoorbeeld met de regel ’heffing verlegd’. Daarnaast bent u verplicht het BTW-identificatienummer van de afnemer op de factuur te vermelden.

Specificatie vergoeding, eenheidsprijs en kortingen

De factuur moet de opbouw van het BTW-bedrag helder weergeven. U moet de vergoeding daarom specificeren in: vrijgestelde omzet, naar algemeen tarief belaste omzet en naar het verlaagde tarief belaste omzet. Vervolgens dient u de eenheidsprijs en eventuele verstrekte kortingen apart te vermelden. Bij verrichte diensten moet u de ‘omvang’ van de dienstverlening vermelden op de factuur. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan een uurtarief.

Vermelding fiscaal vertegenwoordiger en BTW-id. nummer

Een fiscaal vertegenwoordiger wordt vaak aangesteld door een buitenlandse onderneming die in Europa niet over een vestiging beschikt. Geleverde goederen kunnen naar een centraal magazijn worden verscheept, en met behulp van een “fiscaal vertegenwoordiger” worden ingeklaard. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een dergelijk fiscaal vertegenwoordiger, moet de buitenlandse ondernemer op zijn facturen de gegevens van die vertegenwoordiger vermelden, alsmede diens BTW-identificatienummer.

Deadline voor uw  factuur

Heeft u een ‘factureringsplicht’? Dan moet u zich aan de factuurdeadline houden. Dat betekent: vóór de vijftiende dag na de maand waarin u de levering of dienst heeft verricht. De hierop aangegeven BTW bent u verschuldigd op het moment dat u de factuur uitreikt danwel had moeten uitreiken. Daarbij komt dat het te laat uitreiken van een factuur gevolgen heeft voor de aftrek van voorbelasting bij de afnemer: deze heeft pas recht op aftrek zodra hij/zij de factuur ontvangen heeft. Periodiek factureren is toegestaan voor afzonderlijke leveringen of diensten, mits de periode niet langer is dan één maand. De schoonmaakbranche is een voorbeeld van een branche waar vaak gefactureerd wordt per maand.

De elektronische factuur

Recentelijk heeft de staatssecretaris van Financiën, vooruitlopend op een wijziging van de Europese omzetbelastingwetgeving voor elektronisch facturen, een versoepeling voor elektronisch factureren doorgevoerd. Als gevolg van deze goedkeuring wordt de vormgeving en implementatie van oplossingen voor elektronisch factureren volledig aan marktpartijen overgelaten.

Het gaat hierbij om een versoepeling van de eisen/methoden met betrekking tot de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur. De elektronische facturen moeten uiteraard wel voldoen aan bovenstaande factuurvereisten en worden opgeslagen. Elektronisch verzenden van een factuur is vooralsnog alleen toegestaan als dit wordt aanvaard door de afnemer. Indien de afnemer, zonder commentaar, de factuur verwerkt en betaalt, wordt hij geacht de verzending van de elektronische factuur te hebben aanvaard.